Pelatihan Manajemen Pengelolaan Repositori Institusi

      Dalam rangka mempersiapkan diri menjadi penanggung jawab sekaligus pengelola repositori, perpustakaan Universitas Darussalam Gontor menggelar workshop yang dilakukan secara daring di Hall CIOS UNIDA Gontor pada hari Senin ( 11/1/2021 ) dengan dimentori oleh bapak Agung Prasetyo Wibowo, salah seorang staf ahli perpustakaan Universitas Dinamika,Surabaya.

            Kebutuhan terhadap adanya tenaga ahli di bidang IT untuk keperluan administrasi perpustakaan dalam hal ini untuk pengelolaan repositori menjadi dasar penting perlunya mentoring secara berkelanjutan dengan melibatkan  Bapak Agung Prasetyo Wibowo sebagai mentor sekaligus pembimbing dalam bidang tersebut.

            Acara yang direncanakan akan berlangsung selama dua hari tersebut mengundang seluruh staff perpustakaan kampus cabang yang tersebar di beberapa wilayah di Jawa Timur. Di antaranya adalah UNIDA Gontor Putra kampus satu Ponorogo, kampus tiga Kediri dan kampus lima  Magelang. Selain itu, seluruh kampus UNIDA Gontor Putri regular, kampus satu, dua , tiga yang berlokasi di Mantingan, dan kampus lima di Kediri juga hadir secara virtual dalam acara workshop tersebut.

            Repositori sendiri menjadi kebutuhan utama bagi seluruh Universitas di Indonesia. Pasalnya, dengan pengelolaan repositori yang baik dapat membantu kampus dalam menghimpun dan mempublikasikan karya-karya ilmiah yang dibuat oleh segenap sivitas akademika sekaligus menjadi poin penting  dalam penilaian Akreditasi Perguruan Tinggi. Seperti halnya yang diutarakan direktur utama perpustakaan Al-Ustadz Syamsul Hadi Untung dalam sambutan pembuka acara tersebut.  “Repositori sudah merupakan kebutuhan bagi perpustakaan dimana saja”  tutur beliau.

            Rendahnya publikasi karya-karya ilmiah dari para dosen dan mahasiswa juga menjadi alasan utama terselenggaranya workshop repositori tersebut. Menurut Al-Ustadz Syamsul, karya-karya ilmiah seperti skripsi, thesis dan desertasi mahasiswa UNIDA Gontor masih belum dipublikasikan seluruhnya. “Banyak karya ilmiah seperti skripsi, thesis, dan desertasi yang belum direpositorikan” jelas beliau.

            Sebelumnya, seluruh karya ilmiah para dosen dan mahasiswa dipublikasikan oleh PPTIK (Pusat Penelitian Teknologi Informasi Komunikasi) selaku biro yang bertanggung jawab dalam bidang IT di UNIDA Gontor. Selama ini, repositori belum menjadi fokus utama pihak PPTIK. Oleh karenanya, demi kelancaran dan efisiensi pengelolaan Repositori, Perpustakaan Universitas Darussalam Gontor dipercaya untuk memegang akses repositori secara penuh dibawah pengawasan dari pihak PPTIK.

            Dalam penjelasannya, bapak Agus Prasetyo Wibowo menyebutkan beberapa hal penting terkait repositori sebelum memulai sesi praktek pengelolaan dan pengembangan repositori. Diantaranya adalah keharusan untuk memusatkan seluruh hasil penelitian para dosen dan mahasiswa ke dalam satu tempat dan satu jalur yaitu perpustakaan. Sentralisasi karya-karya ilmiah tersebut bertujuan untuk mengurangi kerancuan data sekaligus mengoptimalkan sebaik mungkin seluruh perangkat online yang dimiliki Universitas. “Repositori harusnya difokuskan pada satu tempat” ucapnya dalam sesi penyampaian materi. Beliau juga menyatakan pengelolaan repositori yang baik juga merupakan upaya untuk mengumpulkan dan menjaga karya-karya ilmiah yang ada sekaligus menambah kekayaan koleksi dari perpustakaan sendiri.

            Selain menjadi tempat mempublikasikan karya ilmiah, repositori juga dapat menjadi indikator meningkatnya visibilitas dan nama baik sebuah Universitas. Beliau menjabarkan beberapa manfaat repsitori bagi Universitas. Diantaranya adalah manfaat visibilitas, sentralisasi, pembelajaran, rekam jejak, publikasi, kinerja riset, dan akreditasi. Repositori bermanfaat untuk dijadikan rekam jejak karya-karya ilmiah seluruh sivitas akademika Universitas. Dalam hal ini, rekam jejak tersebut dapat dijadikan alat pendukung dalam kepangkatan dosen dan penilaian akreditasi kampus.

            Sesi selanjutnya, Bapak Agung mulai memberikan pelatihan dalam mengelola repositori. Materi disampaikan dengan praktik langsung yang ditayangkan di layar oleh pemateri. Materi praktik yang diberikan pada kesempatan tersebut berkenaan dengan pembuatan akun user, reviewer, dan admin administrator. Kemudian dilanjutkan dengan praktek pengunggahan file ke Repositori sekaligus proses editing draft mentah yang akan dipublikasikan hingga layak untuk publish secara luas.

Rep. Mawardi Dewantara